BWM – externe Unternehmensrechnung
Wir leben in einer Welt voller Zahlen. In der heutigen globalisierten Wirtschaft ist es von großer Bedeutung, dass Unternehmen ihre finanzielle Performance transparent und verständlich für externe Stakeholder darstellen. Hier kommt die externe Unternehmensrechnung ins Spiel.
Die externe Unternehmensrechnung ermöglicht es Dir, tiefe Einblicke in die rechtlichen Grundlagen des Rechnungswesens und der doppelten Buchhaltung zu erlangen. Du wirst lernen, laufende Buchungen zu erfassen und deren Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg zu bestimmen. Darüber hinaus erfährst Du, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchgeführt und interpretiert werden, und wie man aussagekräftige Unternehmenskennzahlen ermittelt und auswertet.
Dieser Lernbeitrag soll Dir dabei helfen, eine solide Grundlage aufzubauen und somit perfekt vorbereitet in Deine Ausbildung zu starten.
Das Team hinter dem Diplomprojekt „startITeasy“ möchte an dieser Stelle seine tiefe Dankbarkeit gegenüber dem Hölzel Verlag ausdrücken. Ihre großzügige Erlaubnis, Grafiken aus ihren Schulbüchern für den Lernbeitrag „BWM – externe Unternehmensrechnung“ zu nutzen, hat wesentlich zur Gestaltung und Informationsfülle dieses Beitrags beigetragen. Dank ihrer Unterstützung konnten wir den Beitrag anschaulicher und lehrreicher gestalten. Unsere aufrichtige Anerkennung gilt dem Hölzel Verlag für seine Unterstützung der Bildung.
Teilbereiche des Rechnungswesens
Das Rechnungswesen ist wie das Navigationssystem eines Unternehmens. Es hilft uns zu verstehen, wo wir gerade stehen und wohin wir gehen. Es gibt vier große Bereiche, in die das Rechnungswesen eingeteilt werden kann:
In dieser Grafik aus dem Lehrbuch „Gute Arbeit – Kostenrechnung und Bilanzierung einfach erklärt“ werden die Teilbereiche des Rechnungswesens bereits sehr schön aufgezeigt. Mit anderen Worten bedeutet das also:
1. Buchführung
Die Buchführung ist wie das Gedächtnis des Unternehmens. Sie behält alle Geldbewegungen im Auge und notiert sie. Das ist wichtig, damit wir am Ende des Jahres wissen, was passiert ist. Und wir brauchen diese Informationen, um den Jahresabschluss zu erstellen, den wir dann mit anderen teilen können.
2. Kostenrechnung
Die Kostenrechnung hilft uns zu verstehen, wie viel es kostet, unser Produkt oder unsere Dienstleistung zu erstellen. Sie teilt die Kosten auf verschiedene Bereiche des Unternehmens auf und hilft uns zu sehen, wo wir Geld sparen oder mehr ausgeben müssen.
3. Betriebliche Statistik
Mit der betrieblichen Statistik sammeln und analysieren wir Daten über unser Unternehmen. Diese Daten helfen uns, Trends zu erkennen und vorherzusagen, was in der Zukunft passieren könnte. Damit können wir bessere Entscheidungen treffen.
4. Planungsrechnung
Mit der Planungsrechnung schauen wir in die Zukunft. Wir erstellen Budgets und machen Vorhersagen darüber, wie viel Geld wir verdienen und ausgeben werden. Es hilft uns, unsere Ziele zu setzen und zu verfolgen.
Zusammen geben uns diese vier Bereiche ein klares Bild davon, wie unser Unternehmen läuft. Indem wir sie verstehen und nutzen, können wir sicherstellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind.
Für die externe Unternehmensrechnung, die Du im Unterricht kennenlernen wirst, ist hauptsächlich der erste Teilbereiche, Buchführung (Finanzbuchführung), relevant.
Was ist eine Bilanz?
Im vorherigen Beitrag bist Du bereits über das Wort „Bilanz“ gestoßen. Was eine Bilanz ist und wie diese aufgebaut ist, wird im folgenden erklärt.
Eine Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital in T-Form (T-Form, weil der Aufbau der Bilanz wie ein „T“ aussieht). Das Vermögen wird dabei als Aktiva bezeichnet – Aktiva ist lateinisch und bedeutet so viel wie „das Tätige“ oder „das Aktive“. Das Aktiva wird also aktiv dazu verwendet, um Einnahmen im Unternehmen zu erzielen. Im Gegenzug wird das Fremdkapital als Passiva bezeichnet – Passiva, ebenso lateinisch, bedeutet so viel wie „das Leidende“ oder „das Passive“. Das Passiva/Fremdkapital bezieht sich also auf die Schulden oder die Verbindlichkeiten des Unternehmens, also das, was das Unternehmen anderen schuldet. Zur Passiva-Seite gehört auch das Eigenkapital – das ist der Teil des Unternehmensvermögens, das den Eigentümern „gehört“. Addiert man das Eigenkapital zum Fremdkapital, sollte die Summe dessen der Summe des Vermögens entsprechen.
Die Aktiva-Seite
Das Aktiva bzw. das Vermögen kann grob in das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen unterteilt werden. In der Praxis gibt es noch weitere Unterpunkte, die aber an diesem Punkt nicht relevant sind – Du wirst sie während des Unterrichts kennenlernen.
- Als Anlagevermögen wird das Vermögen eines Unternehmens bezeichnet, das sich länger als ein Jahr im Unternehmen befindet. Beispiele dafür sind Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge oder die Geschäftsausstattung.
- Das Umlaufvermögen befindet sich nur für einen begrenzten Zeitraum im Unternehmen und wird durch den täglichen Geschäftsbetrieb verändert. Beispiele dafür sind Rohstoffe, Handelswaren, Bargeld oder das Geld auf dem Bankkonto.
Die Passiva-Seite
Wie weiter oben bereits erwähnt, unterteilt sich das Passiva in das Eigenkapital und das Fremdkapital. Wie auch bei der Aktiva-Seite werden die Unterpunkte der Passiva-Seite noch genauer aufgegliedert – auch dies wirst Du im Unterricht lernen.
- Das Eigenkapital ist also das, was den Unternehmer:innen „gehört“. Es kann sich z.B. aus Privaten Einlagen oder Gewinnrücklagen zusammensetzen. Je nach gewählter Rechtsform des Unternehmens kann das Eigenkapital eine andere Bezeichnung und eine andere Zusammensetzung aufweisen.
- Als Fremdkapital wird jenes Kapital bezeichnet, das von unternehmensfremden Parteien gestellt wird. Zum Fremdkapital zählen z.B. Darlehen, Lieferantenkredite (wenn das Unternehmen etwas kauft und erst später bezahlt), Rückstellungen und vielem mehr.
Die Summen
Rechnet man auf der Aktiva-Seite das Anlage- und das Umlaufvermögen und auf der Passiva-Seite das Eigen- und das Fremdkapital zusammen, so erhält man jeweils eine Summe. Diese Summe muss zu jedem Zeitpunkt auf beiden Seiten gleich sein. Sollte hier eine Ungleichheit auftreten, muss die Bilanz überprüft und der Fehler gefunden werden. Das Prinzip der doppelten Buchführung sorgt also stets dafür, dass die Summen gleich sind.
Ein kleiner Tipp einer ehemaligen Studierenden: bezeichne die beiden Seiten nie als „Links“ und „Rechts“ – verwende stets die Bezeichnungen „Aktiva-Seite“ und „Passiva-Seite“ 😉
Gewinn und Verlustrechnung
Während Du den Beitrag ‚Was ist eine Bilanz?‘ studiert hast, ist Dir vielleicht aufgefallen, dass wir zwar über Waren und Vermögen gesprochen haben, aber der eigentliche Verkaufsprozess dieser Waren bislang noch nicht behandelt wurde. Das liegt daran, dass der Verkaufsprozess in der sogenannten GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) festgehalten wird. Wie diese GuV Rechnung aufgebaut ist und wofür sie verwendet wird, wird Dir im folgenden kurz erklärt:
Für die doppelte Buchführung ist die Gewinn und Verlust-Rechnung ein sehr wichtiger Bestandteil. Grundsätzlich wäre es möglich, die während des Geschäftsjahres auftretenden Aufwände und Erträge direkt mit dem Konto des Eigenkapitals zu verbuchen. Da dies aber sehr unübersichtlich wäre, wird dazu die GuV-Rechnung bzw. das GuV-Konto verwendet. Das GuV-Konto wird daher auch oft als „Hilfskonto“ oder „Sammelkonto“ bezeichnet.
Außerdem hat die GuV-Rechnung einen weiteren Vorteil: je nachdem, ob die Aufwände oder die Erträge höher sind, ist sofort ersichtlich, ob im Unternehmen ein Gewinn oder ein Verlust erwirtschaftet wurde. Dieser Gewinn oder Verlust kann dann am Ende des Geschäftsjahres einfach mit dem Eigenkapitalkonto gegengerechnet werden.
Aufbau des GuV-Kontos
Wie auch schon die Bilanz, ist die GuV-Rechnung eine Gegenüberstellung von Aufwänden und Erträgen in T-Form. Die Aufwände stehen dabei auf der Soll-Seite und die Erträge auf der Haben-Seite (Soll & Haben werden im Unterbeitrag „Was ist ein Konto?“ genauer erklärt). Wie bereits erwähnt, kann aus der GuV-Rechnung sehr einfach der Erfolg des Unternehmens ausgelesen werden. Sind die Erträge höher als die Aufwände, wird der Differenzbetrag am Ende des Geschäftsjahres auf der Soll-Seite als Gewinn ausgezeichnet – dieser erhöht demnach beim Abschluss des GuV-Kontos das Eigenkapital um den Gewinn. Wenn es umgekehrt ist und die Aufwände während des Geschäftsjahres höher waren, als die Erträge, wird der Differenzbetrag als Verlust auf der Haben-Seite vermerkt – dieser vermindert den Betrag des Eigenkapitals um den Differenzbetrag. Insgesamt müssen die jeweiligen Summen der Aufwände und Erträge (addiert mit Gewinn/Verlust) wieder den selben Betrag aufweisen.
Die Soll-Seite (Aufwände)
Auf der Soll-Seite der GuV-Rechnung (Aufwandsseite) werden alle Kosten und Ausgaben erfasst, die das Unternehmen im Laufe eines Geschäftsjahres getätigt hat.
Die genauen Bezeichnungen der Konten und die Art der Aufwendungen können variieren, je nachdem, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist und welche Art von Produkten oder Dienstleistungen es anbietet.
Einige der gängigsten Arten von Aufwendungen, die auf der Soll-Seite verbucht werden, sind:
- Materialaufwand: Dies umfasst die Kosten für den Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, die in der Produktion verwendet werden.
- Personalaufwand: Hier werden die Gehälter, Löhne und Sozialabgaben für die Mitarbeiter des Unternehmens verbucht.
- Abschreibungen: Diese stellen den Wertverlust des Anlagevermögens (Maschinen, Gebäude etc.) über die Zeit dar.
- Finanzaufwand: Das sind Kosten, die durch die Finanzierung des Unternehmens entstehen, wie beispielsweise Zinsen für Kredite.
- Steueraufwand: Hier werden die Steuern erfasst, die das Unternehmen im Laufe des Jahres zahlen muss.
Die Haben-Seite (Erträge)
Auf der Haben-Seite der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden die Erträge des Unternehmens im Laufe des Geschäftsjahres aufgeführt. Diese Erträge könnten sein:
- Umsatzerlöse: Dies sind die Einnahmen, die das Unternehmen aus seinem Kerngeschäft erzielt, zum Beispiel durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.
- Finanzerträge: Dazu zählen Zinserträge aus angelegtem Kapital oder Dividendenerträge aus Beteiligungen.
- Außerordentliche Erträge: Diese Erträge stammen aus Ereignissen, die nicht zum normalen Geschäftsbetrieb gehören, zum Beispiel aus dem Verkauf einer Tochtergesellschaft.
Aber mach Dir keine Sorgen, wenn Dir das jetzt noch nicht alles klar ist. Im Laufe des Unterrichts wirst Du tiefer in die Details einsteigen und lernen, wie man die verschiedenen Arten von Aufwendungen und Erträgen erfasst und interpretiert.
Konten und alles was damit zusammenhängt
Du hast sicherlich schon bemerkt, dass in der doppelten Buchführung alle Geschäftsvorgänge über verschiedene Konten abgewickelt werden. In diesem Unterbeitrag tauchen wir tiefer in die Welt der Konten ein und beleuchten ihre unterschiedlichen Funktionen und Rollen.
(Veidl, Bauer, Nitschinger; „Unternehmensrechnung HAK I – Ganz genau“; Auflage 2022; Kontenplan als Zusatzblatt; Hölzel Verlag)
Das ist ein Kontenplan – er ist essentiell für die Arbeit mit Transaktionen und Buchungen in einem Unternehmen. Auf diesem findest Du alle Konten, die Du zum Verbuchen der laufenden Geschäftsfälle benötigst. Wenn Du diesen Downloaden möchtest, findest Du ihn Hier. Doch was bedeuten die einzelnen Klassen und Farben?
Kontenklassen
Zunächst können die Konten in Aktive & Passive Bestandskonten sowie Erfolgskonten eingeteilt werden. Was genau mit den einzelnen verbucht wird, haben wird in den Unterbeiträgen „Was ist eine Bilanz?“ und „Gewinn und Verlust Rechnung“ bereits besprochen. Nochmals kurz zur Wiederholung:
- Aktive Bestandskonten – hier wird das Vermögen des Unternehmens verbucht
- Passive Bestandskonten – hier wird das Kapital des Unternehmens verbucht
- Erfolgskonten – hier werden die Aufwände und Erträge verbucht, die das Eigenkapital verändern
Je nachdem, welchen Geschäftsfall Du also verbuchst, verwendest Du das passende Konto. Mehr zu den einzelnen Kontenklassen und wie Du das richtige Konto zum verbuchen findest, wirst Du während deines Unterrichts am IT-Kolleg Imst lernen.
Aufbau eines Kontos
Wie auch schon beim GuV-Konto, sind die einzelnen Konten in T-Form und verfügen über eine Soll- und eine Haben-Seite. Je nachdem, welche Kontoart Du verwendest, befindet sich die Zunahme bzw. die Abnahme des Kontowertes auf einer anderen Seite.
Bei Aktiven Bestandskonten und Aufwandskonten muss eine Zunahme des Kontowertes auf der Soll-Seite und eine Abnahme auf der Haben-Seite des Kontos verbucht werden. Bei Passiven Bestandskonten und Erfolgskonten ist es genau umgekehrt. Wenn ein Unternehmen z.B. eine Handelsware verkauft, so wird der Verkaufswert auf der Haben-Seite eines Erfolgskontos verbucht – der Verkaufswert erhöht also den Wert des Erfolgskontos. Natürlich würden weitere Buchungen in anderen Konten durchgeführt werden müssen, dies ist an diesem Punkt aber nicht relevant.
Nochmals der Tipp einer ehemaligen Studierenden: bezeichne die Seiten der Konten niemals als „Links“ und „Rechts“ – verwende stets die Bezeichnung „Soll-Seite“ oder „Haben-Seite“.
Buchungssätze: Die Basis jeder Buchführung
Nun haben wir bereits gelernt, wie eine Bilanz aufgebaut ist, warum eine GuV-Rechnung gemacht wird und was es mit den Konten auf dem Kontenplan auf sich hat. Nun werden wir uns den Buchungssatz noch genauer ansehen. Ein Buchungssatz ist die Basis für jede Transaktion in der Buchführung eines Unternehmens. Wie er aufgebaut ist und wozu er verwendet wird, erfährst Du hier.
Verbuchung eines Geschäftsfalles
Um den Buchungssatz gut erklären zu können verwenden wir in diesem Unterbeitrag ein keines Beispiel. Ein Unternehmen möchte seinen Mitarbeitern neue, ergonomische Schreibtische zur Verfügung stellen und kauft deshalb am 13.07 fünf Schreibtische um insgesamt 7.500€. Das Unternehmen bezahlt die Rechnung sofort mit Bargeld aus der Geschäftskassa. Um die Einfachheit des Beispiels zu wahren, wird die Mehrwertsteuer hier vernachlässigt.
Zunächst müssen wir aus den Angaben einige Details auslesen:
- Art der Rechnung – Eingangsrechnung
- Rechnungsdatum – 13.07.
- Rechnungsbetrag – 7.500€
Für die Erstellung des Buchungssatzes benötigen wir außerdem noch die beiden Konten, die an der Buchung beteiligt sind. Im Fall des Kaufs von Geschäftsausstattung mit Bargeld aus der Geschäftskassa sind das die folgenden:
- 0600 – Betriebs- und Geschäftsausstattung
- 2700 – Kassa
Jetzt haben wir alle Informationen, um den Buchungssatz zu erstellen:
In Worten würde das so aussehen: Am 13.07 buchen wir Geschäftsausstattung (im Soll) an Kassa (im Haben) mit jeweils € 7.500,-.
Da es sich bei beiden Konten um Aktive Bestandskonten handelt und wir einmal im Soll und einmal im Haben buchen, bedeutet das, dass sich der Wert des Kontos „Geschäftsausstattung“ erhöht und der Wert des Kontos „Kassa“ vermindert.
In den beiden Konten würde dies dann auf den jeweiligen Seiten aufgelistet werden.
Abschluss externe Unternehmensrechnung
In den vorangegangenen Unterbeiträgen hast du wichtige Aspekte der externen Unternehmensrechnung kennengelernt. Auch wenn diese Informationen nur einen ersten Einblick geben, bilden sie doch eine solide Basis, um den Unterricht von Anfang an gut mitverfolgen zu können.